Lean Healthcare: Lead, Cycle and Takt Time

El tiempo es dinero en la gestión de salud. .

Autor Carlos Alberto Díaz. Profesor Universidad ISALUD. Director de la Especialidad de Economía y gestión de la Salud.

La gestión por procesos Lean o magro, tiene como propósito mejorar la calidad, eliminando desperdicios, mejorando la logística, y disminuyendo la variabilidad. Observando donde se genera valor, orientación del flujo, orientación, logística en pull y calidad desde el inicio. Uno de los desperdicios más importante es el tiempo. Por ello debemos definir el lead, el takt y cycle time. Son conceptos complementarios que hace a la mejora del proceso, aumentar la productividad y disminuir los costos.

El tiempo en gestión de salud es dinero, porqué?: porque la mayoría de los salarios y los ciclos de internación se miden en tiempo. Por ello hay que concentrar acciones y disminuir los tiempos. Esto se hace efectivo y eficiente con mayor presencia de decisores.

Definición:

El lead time

Es el tiempo que transcurre desde que se inicia la atención hasta que el paciente sale del consultorio con sus indicaciones y definido si va a cuidado en su domicilio o se interna. El LT es el tiempo que transcurre desde que se inicia un proceso de producción, al anotarse el paciente, hasta que se completa. es decir, representa el tiempo entre el primer contacto y el último del paciente en ese proceso de atención. Este Lead Time tiene diferentes alcances, si el paciente es catalogado como verde, no requiere estudios complementarios o medicación parenteral. Amarillo si requiere estudios complementarios que ya extienden este lead time a por lo menos dos o tres horas, dependiendo la complejidad de los estudios. Allí hay muchos desperdicios por las transacciones, con los servicios de imágenes, con el laboratorio, con la ecografía, con los interconsultores. Entonces debería, atenderse estos pacientes por el coordinador de procesos, porque son los que afectan el takt time del servicio de atención de la demanda espontánea. Es el tiempo en el cual se entrega la producción demandada. habitualmente en cuanto se puede hacer la programación completa de cirugía, que a su vez determina, cuantos instrumentadoras, circulantes, camilleros, enfermeras y técnicos de anestesia. Cual es nuestro Lead Time de quirófano de 7 a 24 horas. En ocho Quirófanos. es de 64 intervenciones quirúrgicas, que tendrá cada una su tiempo definido y lo que es más importante para que esto se cumpla, es la certeza del lugar donde se preparan para operarse y donde egresan del quirófano. Que tengan sitio de ingreso o salida.

Take time:

Es el ritmo de trabajo dentro del cual se mantiene el orden, la continuidad, no se generan esperas, ni retrocesos en los procesos. No depende solo de lo asistencial, sino también de los procesos asociados, que son de cuidado, de logística y de registro. es el ritmo en el cual el equipo funciona sincronizadamente. Se calcula en el tiempo por unidad, que debe ser igual al tiempo total disponible, dividido la demanda del sistema. Es necesario establecer si en las condiciones de producción actual, con el entrenamiento de los médicos y los enfermeros, de los inconvenientes en la logística se pueden cumplir esos tiempos.

El takt time, o sea lo que marca el paso, la cadencia para que no se acumulen esperas, es el tiempo de compas, podrá haber demoras en otros procesos y estos afectar el takt tieme. Entender quien toma las funciones operativas cuando el personal almuerza o toma su colación, hay que mantener allí el takt time. Si ese takt falla, como ocurre habitualmente, se producen las demoras irrecuperables que causan las grandes esperas en la guardia. Allí el takt es por hora, cuando fluyen más usuarios, hay que reasignar tareas, que los pacientes que están en estudio o sea en términos lean no están diagnosticados ni tratados, que sería en términos de producción industrial un producto terminado y listo para entregar al usuario. El producto está terminado, cuando el paciente sale del consultorio, con certeza de lo que padece, con las indicaciones, con la prescripción que requiere, los pasos a seguir y las pautas de alarma. Las demandas de los pacientes en las emergencias son cambiantes, por la carga de enfermedad, donde se realiza la atención inicial, nivel de alarma, experiencia comparativa, inconvenientes de accesibilidad económica, hasta el momento del mes, la expectativa poblacional, y la falta de médico de cabecera o de un decisor permanente.

Un ejemplo de takt time es cuando hay mucha espera en la guardia, se deben habilitar dos consultorios adicionales donde los médicos residentes aumentan el takt. Así ocurre en todos los ámbitos de producción variable. Porque en las personas, la producción o atención programada también puede ser variable.

Si el takt time no se puede cumplir, se debe generar un nuevo puesto de atención o alternativas para que los usuarios no tengan esperas indebidas que le hagan perder tiempos de oro.

Existe otro tiempo, que es el tiempo de ciclo, que se aplica para los quirófanos o las habitaciones de internación, cuando se puede ocupar, cuanto tiempo después que se va el paciente pueden ser reintervenidos. Que implica una acción que es de acondicionamiento para que inicie un nuevo Lead Time.

Existen en los procesos de atención por patología resueltas determinados días promedios, que pueden ser teóricos o reales en función si están sustentado en una base de datos de casuística o bien en tiempos teóricos que se deberían desarrollar los procesos.

Eso depende del sistema de registro y de la calidad de las mediciones.

Si el ciclo completo es mayor que el takt time, deberemos modificar o intentar mejorar el proceso de atención. Eliminando mudas. Desperdicios. Porque sino no cumpliremos con el Lead time y se suspenderán intervenciones quirúrgicas.

El takt time es un ideal, estamos frente a un flujo continuo y a una provisión de flujo tenso, mediante la cual los materiales llegan al sitio donde se requieren para su atención.

El personal de enlace debe comprobar a tiempo real la relación entre el ciclo completo fáctico y el takt time ideal.

Puede ocurrir que el diagnóstico preoperatorio sea diferente que el determinado previamente y eso modifique el ciclo o que sea en realidad otro takt time.

Esto permite ordenar los procesos, los requerimientos de personal, como se evitará o disminuirá la formación de colas.

Publicado por saludbydiaz

Especialista en Medicina Interna-nefrología-terapia intensiva-salud pública. Director de la Carrera Economía y gestión de la salud de ISALUD

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